Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe

Mechanizm faktur zaliczkowych pozwala na grupowanie faktur zaliczkowych (ZAL) wystawionych dla tego samego nabywcy, a następnie wystawienie jednej faktury rozliczeniowej (ROZ), która odnosi się do wszystkich zaliczek w grupie.

Tworzenie grupy rozliczeniowej

1. Przejdź do Listy faktur (zakładka „Sprzedaż").
2. Znajdź fakturę zaliczkową (typ ZAL), którą chcesz dodać do grupy.
3. Kliknij menu akcji (⋮) przy fakturze i wybierz Dodaj do grupy rozliczeniowej.
   • Jeśli nie masz jeszcze otwartej grupy, zostanie automatycznie utworzona nowa grupa.
   • Jeśli masz już otwartą grupę, faktura zostanie dodana do istniejącej grupy.
4. Powtórz krok 3 dla kolejnych faktur zaliczkowych tego samego nabywcy.

Walidacja NIP

Wszystkie faktury w grupie muszą mieć tego samego nabywcę (ten sam NIP). System nie pozwoli dodać faktury z innym NIP niż pozostałe faktury w grupie.

Podgląd grupy

Gdy masz otwartą (niezakończoną) grupę zaliczkową, na liście faktur pojawi się żółty komunikat ostrzegawczy:

Masz niezakończoną grupę zaliczkową (X faktur). Utwórz fakturę rozliczeniową lub usuń grupę.

Kliknij przycisk Pokaż, aby rozwinąć podgląd grupy. Zobaczysz tabelę ze wszystkimi fakturami w grupie, ich kwotami oraz podsumowaniem (Razem: Netto, VAT, Brutto).

W podglądzie grupy możesz:

• Usunąć pojedynczą fakturę z grupy (ikona kosza 🗑️).
• Podejrzeć fakturę (ikona oka 👁️).
• Utworzyć fakturę rozliczeniową — przycisk „Utwórz fakturę rozliczeniową".
• Usunąć otwartą grupę — przycisk „Usuń otwartą grupę" (usuwa grupę, ale nie same faktury).

Tworzenie faktury rozliczeniowej (ROZ)

1. W podglądzie grupy kliknij Utwórz fakturę rozliczeniową.
2. System automatycznie:
   • Otworzy kreator faktury z typem ROZ (faktura rozliczeniowa).
   • Uzupełni referencje do wszystkich faktur zaliczkowych z grupy (numery KSeF).
   • Obliczy kwoty zaliczek do rozliczenia.
3. Uzupełnij brakujące dane (pozycje faktury, daty itp.) i przejdź do kroku wysyłki.
4. Wyślij fakturę do KSeF.

Po pomyślnym wysłaniu faktury rozliczeniowej:

• System automatycznie powiąże numer KSeF faktury rozliczeniowej z grupą.
• Grupa zostanie oznaczona jako zakończona (rozliczona).
• Ostrzeżenie o otwartej grupie zniknie z listy faktur.

Import faktur zaliczkowych z XML

Jeśli masz plik XML faktury rozliczeniowej zawierający referencje do faktur zaliczkowych (NrKSeFFaZaliczkowej), możesz go zaimportować:

1. W sekcji Wyślij fakturę załaduj plik XML.
2. Kliknij Importuj faktury zaliczkowe z XML.
3. System odczyta numery KSeF faktur zaliczkowych z XML i automatycznie utworzy grupę rozliczeniową.

Ostrzeżenie w menu

Gdy istnieje otwarta (nierozliczona) grupa zaliczkowa, w menu bocznym przy pozycji „Lista faktur" pojawi się ikona ostrzeżenia (⚠️), przypominająca o konieczności dokończenia rozliczenia.

Porady

• Przed utworzeniem faktury rozliczeniowej upewnij się, że wszystkie faktury zaliczkowe dla danej transakcji zostały dodane do grupy.
• Faktura rozliczeniowa powinna zawierać pozycje odpowiadające finalnej dostawie/usłudze, z uwzględnieniem już wpłaconych zaliczek.
• Po wysłaniu faktury rozliczeniowej do KSeF nie można już modyfikować grupy.